Privacyverklaring Com-One
Com-One BV, handeldrijvend onder de handelsbenaming COM-ONE
(hierna: wij of ook wel COM-ONE), met ondernemingsnummer BE 0550.791.239 en zetel te Kwadestraat 151B F.2, 8800 Roeselare
Bij COM-ONE hechten we écht waarde aan jouw privacy.
Wil je graag weten welke informatie wij precies over jou bijhouden? Of heb je toch liever dat we jou volledig schrappen uit onze databank? Geen enkel probleem. Stuur ons gerust een mailtje en we helpen je zo snel mogelijk verder. Het gaat tenslotte om jouw data.
1. Waarom deze privacyverklaring?
Via deze Privacyverklaring willen we jou laten weten wat wij zoal (kunnen) doen met de informatie die we over jou hebben verzameld. Van zodra je onze website bezoekt of beroep doet op onze dienstverlening, zal je immers bijna onvermijdelijk bepaalde persoonsgegevens met ons delen. Denk bijvoorbeeld aan: je naam, je adres, je telefoonnummer, maar ook je IP-adres.
Via die persoonsgegevens hebben we de mogelijkheid om jou als natuurlijke persoon te gaan identificeren. Je bent identificeerbaar van zodra we een direct of indirect verband kunnen leggen tussen een of meer per soonsgegevens en jou als natuurlijke persoon. Of we dat ook echt doen speelt hierbij geen rol.
Je mag gerust zijn. We beloven dat we jouw persoonsgegevens enkel binnen de wettelijke grenzen zullen verzamelen en gebruiken.
Om preciezer te zijn, gaat het hier vooral om de AVG. Dat is de Europese Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (General Data Protection Regulation of Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Wij kunnen onze Privacyverklaring – indien nodig – aanpassen in de toekomst. Uiteraard zullen we jou steeds op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen. Toch doe je er goed aan om dit document bij tijd en stond nog eens door te nemen.
2. Bij wie komen jouw persoonsgegevens terecht?
2.1. Verwerkingsverantwoordelijke
COM-ONE is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG (GDPR).
Dit betekent concreet dat wij alleen bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden we die persoonsgegevens verzamelen en met welke middelen we die persoonsgegevens zullen verwerken.
2.2. Verwerker(s)
Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we vrij om zogenaamde ‘gegevensverwerkers’ in te schakelen. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.
COM-ONE doet beroep op de volgende categorieën van « verwerkers »:
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor hostingdoeleinden
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden
Alle hierboven genoemde verwerkers zijn er – onder de GDPR – toe verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te verzekeren.
3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens, steeds met het nodige respect voor de GDPR en alle andere relevante wettelijke bepalingen. En als je het écht wil weten, we vallen hierbij terug op één van volgende juridische gronden:
• Op basis van de uitvoering van de overeenkomst zoals overeengekomen met de klant, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op aanvraag van een prospect of klant; of
• Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen met betrekking tot het beheer van de contractuele relatie, in het bijzonder de facturatie;
• Op basis van ons legitiem belang voor het versturen van informatie en nieuwsbrieven naar onze
klanten;
• Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming voor het versturen van promotionele aanbiedingen
(direct marketing).
4. Welke gegevens hebben we nodig?
Wij zullen enkel die persoonsgegevens verwerken die we écht nodig hebben om de doelstellingen waar voor we ze verwerken te bereiken (zie daarvoor ook artikel 5).
Wij verwerken alle gegevens van de kruispuntbank van jouw bedrijf.
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres);
• Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
• Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
• Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, locatie, cookies);
Wij verzamelen deze persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze website (bijv. wanneer je een ingevuld contact- of bestelformulier opstuurt) of wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening. Andere persoonsgegevens kunnen op een later tijdstip worden verzameld, bijvoorbeeld in het kader van onze after-sales. Hoeveel en welke persoonsgegevens we verzamelen, hangt af van jouw gebruik van de website en onze dienstverlening.
Daarnaast gebruiken wij cookies om de bezoeker van onze website te herkennen en deze een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om hun technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld een taal) en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. Ga ook eens door ons cookiebeleid als je benieuwd bent naar de manier waarop we cookies gebruiken.
5. Waarom hebben we jouw persoonsgegevens nodig?
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens om jou een optimale, veilige en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. Naarmate je intensiever gebruik maakt van onze Website en onze dienstverlening zullen we ook meer persoonsgegevens verzamelen. Wij hebben het recht om bepaalde bewerkingen tijdelijk niet uit te voeren of volledig te annuleren als jouw persoonsgegevens ontbreken, onjuist of onvolledig zijn.
Het verwerken van persoonsgegevens is essentieel voor de werking van onze Website en de daarbij horen de dienstverlening.
We zullen uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor volgende welbepaalde doeleinden:
• Klantbeheer: klantenadministratie, orderbeheer, leveringen, facturatie, controle van de krediewaardigheid, ondersteuning, klachtenbewaking en het versturen van nieuwsbrieven.
• Het beantwoorden en opvolgen van vragen en suggesties via de chatfunctie op de website op een duidelijke, pertinente en gerichte manier.
• Beheer van geschillen.
• Bescherming tegen fraude en overtredingen.
• Gepersonaliseerde marketing en reclame indien je hiermee uitdrukkelijk hebt ingestemd.
In dat geval heb je steeds de mogelijkheid om jouw toestemming terug in te trekken.
Als je onze website bezoekt, kunnen we ook enkele gegevens verzamelen voor statistische doeleinden.
We hebben die gegevens nodig om het gebruik van onze website te optimaliseren. Denk hierbij aan: vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer je de website bezoekt, verklaar je je akkoord met de gegevensinzameling voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.
Je kiest steeds zelf of je persoonsgegevens met ons deelt. Op die manier behoud je dus een zekere controle. Indien bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, hebben wij het recht bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.
6. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor intern gebruik binnen COM-ONE. We zullen jouw persoonsgegevens nooit verkopen, doorgeven of communiceren aan derde partijen, behalve indien je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven.
7. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit nodig is om de in artikel 5 vooropgestelde doelen te bereiken. We zullen jouw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben om deze doelen te bereiken of wanneer jij op geldige wijze het recht tot verwijdering van jouw persoonsgegevens uitoefent. De gegevens zullen maximaal 10 jaar bijgehouden worden na de beëindiging van onze zakelijke relatie.
8. Wat zijn jouw rechten?
8.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking
Jouw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 5. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.
8.2 Recht op inzage
Als je jouw identiteit bewijst (bijv. aan de hand van een kopie van jouw identiteitskaart), informeren we je graag over welke persoonsgegevens wij precies van jou bijhouden en wat we met die informatie doen. En als je het echt graag wilt, zullen we die informatie bundelen in een mapje en naar jou opsturen.
8.3 Recht op rechtzetting
Indien de informatie die we over jou hebben inaccuraat of onvolledig zou zijn, kunnen we dit op jouw vraag steeds corrigeren. Indien bepaalde persoonsgegevens (bijv. jouw e-mailadres of telefoonnummer) niet langer up to date zouden zijn, krijgen we graag een seintje van jou. We beloven dit zo snel mogelijk aan te passen.
8.4 Recht om vergeten te worden
Je hebt het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:
• Wanneer we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de vooropgestelde doeleinden;
• Wanneer je jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens terug intrekt en er geen enkele andere wettelijke grondslag is die het verwerken van jouw persoonsgegevens toestaat
• Wanneer je op rechtmatige wijze een bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Wanneer jouw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verwerkt worden;
• Wanneer we jouw persoonsgegevens moeten verwijderen op basis van een wettelijke verplichting.
Let op, in bepaalde gevallen kunnen we niet anders dan jouw persoonsgegevens gedurende een bepaalde tijd bij te houden, ook al zou je misschien liever voor de volle 100% geschrapt worden uit onze database. Zo zijn we bijvoorbeeld wettelijk verplicht om facturen aan klanten gedurende zeven jaar bij te houden.
8.5 Recht op beperking van de verwerking
In sommige gevallen heb je het recht om te vragen dat we de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer er een geschil is rond de accuraatheid van de gegevens, als de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor COM-ONE om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.
8.6 Recht om bezwaar te maken
Je hebt het recht om je op ieder ogenblik te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit onze legitieme belangen. We zullen jouw persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwin gende wettelijke redenen zijn die primeren op jouw recht om je te verzetten.
8.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je met ons gedeeld hebt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen (bijv. een Excel-file). Daarnaast mag je die persoonsgegevens zelf overdragen of door ons laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit tech nisch onmogelijk is.
8.8 Recht op het intrekken van jouw toestemming
Je hebt het recht om jouw toestemming op ieder ogenblik in te trekken, bijvoorbeeld wanneer je die toe stemming hebt gegeven voor direct marketing of profileringsdoeleinden.
9. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?
Indien je één van bovengenoemde rechten wil uitoefenen, kan je een schriftelijk verzoek en bewijs van identiteit sturen per brief naar:
COM-ONE
Kwadestraat 151B F.2
8800 Roeselare
BE-0550.523.696
T: +32 9 274 02 00
[email protected]
We beloven jou een spoedig antwoord, ten laatste één (1) maand nadat we jouw verzoek ontvangen heb ben.
10. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht
Indien je niet akkoord gaat met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: http://gevensbeschermingsautoriteit.be)
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit Commissie voor de bescherming van de persoonlijke lev enssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: [email protected]
URL: https://www.privacycommission.be
Algemene voorwaarden Com-One
HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 – Voorwerp van de Overeenkomst
1. Deze algemene contractvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen en overeenkomsten met betrekking tot de levering, verhuur of verkoop van goederen en/of diensten door Com-One BV, hierna “COM-ONE”.
2. De voorwaarden vervat in ‘Hoofdstuk I: Algemene Bepalingen’ zijn van toepassing op alle overeenkomsten van COM-ONE behoudens afwijkingen in de overige hoofdstukken waarin de bijzondere bepalingen zijn vervat.
3. De Klant erkent en bevestigt voorafgaand aan de contractsluiting kennis genomen te hebben van deze voorwaarden en deze uitdrukkelijk te aanvaarden.
4. Deze algemene contractvoorwaarden zijn steeds van toepassing, ongeacht eventuele afwijkende voorwaarden van de Klant. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zover deze door partijen voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
5.De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met COM-ONE waarbij derden dienen te worden betrokken voor de uitvoering.
6. Indien enige bepaling van deze algemene contractvoorwaarden (gedeeltelijk) onwettig of nietig zou zijn, kan dergelijke bepaling (of het relevante deel daarvan) worden afgescheiden van de rest van de voorwaarden dewelke onverminderd van kracht blijven.
7. COM-ONE houdt zich het recht voor haar algemene voorwaarden op gelijk welk ogenblik aan te passen aan de vigerende wetgeving, de heersende rechtspraak, alsook de gebruiken in de sector en wijzigingen ten overstaan van haar ondernemingsdoel. COM-ONE verbindt zich ertoe iedere wijziging van haar algemene voorwaarden te communiceren met de Klant, zodat deze hier daadwerkelijk kennis van kan nemen. Indien de Klant de daaropvolgende facturatie vanwege COM-ONE voldoet, wordt de Klant geacht de gewijzigde voorwaarden te aanvaarden, behoudens tegenbewijs.
Artikel 2 – Totstandkoming van de Overeenkomst
1. Offertes opgemaakt door COM-ONE zijn geldig gedurende 30 dagen tenzij de offerte anders vermeldt. De offertes zijn louter informatief en kunnen geannuleerd of gewijzigd worden totdat de Klant ze uitdrukkelijk aanvaard heeft.
2. De aanvaarding van de offerte blijkt hetzij uitdrukkelijk uit de ondertekening van de offerte of een afzonderlijke overeenkomst, hetzij stilzwijgend uit het begin van uitvoering. Aanvaarde offertes kunnen slechts worden gewijzigd of geannuleerd bij wederzijds schriftelijk akkoord.
3. Tenzij anders aangegeven, is in de offerte geen installatie, bediening, montage of transport e.d. begrepen.
4. Er wordt gecontracteerd onder gelding van het principe van de in de offerte of de overeenkomst opgegeven eenheidsprijzen, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk akkoord of indexatie. Een prijswijziging heeft slechts betrekking op een specifieke transactie tenzij gespecifieerd. De prijzen vermeld in catalogi, op websites en gelijkaardige media zijn louter indicatief. Tenzij anders aangegeven, zijn de prijzen in de offertes altijd exclusief BTW.
5. Voor werkzaamheden waarvoor naar hun aard geen opdrachtbevestiging wordt verzonden of schriftelijke overeenkomst wordt afgesloten, geldt de factuur tevens als opdrachtbevestiging. De factuur wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.
6. Bij herhaald contracteren tussen COM-ONE en de Klant, kunnen geen rechten geput worden uit het repetitief karakter.
7. Elke Overeenkomst wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de Klant voldoende kredietwaardig is voor de nakoming van zijn contractuele verplichtingen. COM-ONE is gerechtigd haar presaties op te schorten totdat de Klant een voorschot betaalt en/of de zekerheid biedt aan de verplichtingen van de overeenkomst te zullen voldoen. In voorkomend geval zal COM-ONE de uitvoeringstermijnen kunnen herzien.
Artikel 3 – Uitvoering van de Overeenkomst
1. COM-ONE zal de overeenkomst naar beste vermogen en te goeder trouw uitvoeren. Er wordt door haar een middelenverbintenis aangegaan.
2. COM-ONE heeft het recht werkzaamheden te laten verrichten door derden.
3. De Klant draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan COM-ONE aangeeft, of waarvan de Klant redelijkerwijs behoort te weten, dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan COM-ONE worden verstrekt, bij gebreke waaraan COM-ONE de uitvoering van de overeenkomst kan opschorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende kosten aan de Klant in rekening kan brengen.
4. COM-ONE behoudt zich het recht voor de rechten en plichten van onderhavige overeenkomst over te dragen aan een derde, mits voorafgaandelijke kennisgeving hiervan aan de Klant.
5. De Klant mag zijn rechten en plichten uit hoofde van onderhavig contract noch geheel, noch gedeeltelijk overdragen aan derden behalve na voorafgaand schriftelijk akkoord van COM-ONE. In elk geval blijft de Klant hoofdelijk gehouden. De Klant mag de installatie noch geheel noch gedeeltelijk onderverhuren.
6. Kosten aangerekend door derden, kunnen op geen enkele manier op COM-ONE verhaald worden tenzij mits voorafgaand schriftelijk akkoord.
7. De Klant verklaart uitdrukkelijk in kennis gesteld te zijn van de gevolgen van het gebruik van een VOIP connectie voor het bellen van de hulpdiensten die alleen het adres van de zetel van de Klant kan herkennen als plaats vanwaar de oproep werd gevoerd. Derhalve verklaart de Klant uitdrukkelijk alle gebruikers van de installatie in te lichten over het gebruik van de noodnummers en deze bij voorkeur uitsluitend via een GSM toestel met het conventioneel netwerk te contacteren.
6. COM-ONE behoudt zich het recht voor om de kosten van de werken aan te passen overeenkomstig de consumptieprijsindex. Deze aanpassing mag enkel gebeuren indien tussen de ondertekening van het contract en de indienststelling een periode van tenminste 3 maand verlopen is.
7. Ingeval de indienststelling niet kan plaatsvinden op de voorziene datum om redenen te wijten aan een partij, dan zal de andere partij per volledige week vertraging een vergoeding kunnen eisen van 0,5% van de waarde van het deel van het materiaal dat niet geïnstalleerd werd, met een maximum van 5% van deze waarde.
1. Alle facturen zijn contant betaalbaar, tenzij schriftelijk een betalingstermijn wordt overeengekomen.
2. Het factuurbedrag dient volledig zonder aftrek, korting of verrekening te worden volstort op een door COM-ONE aangegeven rekening. Behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord wordt geen betalingsuitstel verleend.
3. Indien betalingstermijnen werden toegestaan, vervallen deze van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling door het enkele feit van het niet respecteren van een tussentijdse vervaldag.
Artikel 8 – Aansprakelijkheid