Basistools van de digitale werkplek voor kmo’s

Wat zijn de basistools van de moderne digitale werkplek?

Als bedrijf sta ja nooit stil, jouw klanten en concurrenten trouwens ook niet. Vooral op digitaal vlak ligt het tempo van veranderingen hoog. Hoe staat het met de digitale werkplek in jouw onderneming, ben je al mee? Hieronder krijg je een handig overzicht van hoe tools in jouw bedrijf het verschil kunnen maken.

Digitale werkplek in de praktijk

Volgens een onderzoek van Statbel over het gebruik van ICT in ondernemingen (afgenomen tussen mei en september 2021) bleek COVID-19 een belangrijke reden om volledig online te gaan. Slimme bedrijven zetten echter al langer digitale instrumenten in om voor een beter bedrijfsresultaat en hogere klanten- en werknemerstevredenheid te zorgen.

De tools die ze daarbij gebruiken:

– Web- en cloudapplicaties

Gekend is Microsoft 365 als samenwerkingsplatform met een naadloze integratie van de vele gekende Microsoft-tools, zoals Word, Excel en PowerPoint
Google Workspace is een ander voorbeeld

– Digitale telefonie zoals een VoIP-centrale waarbij je belt over een veel flexibelere internetverbinding met heel wat meer mogelijke instellingen

– Software voor invoicing, stock- en salesmanagement, denk bijvoorbeeld aan Teamleader of Odoo.

Het doel van deze tools is om jouw onderneming sneller, efficiënter en klantvriendelijker te laten werken.

Wist je dat VoIP jouw bedrijf performanter maakt?
Ontdek de voordelen van VoIP

Voordelen van een moderne werkplek bij een kmo

Een moderne, digitaal geïntegreerde werkplek bezorgt jouw kmo heel wat voordelen:

Een hogere productiviteit
Een betere onderlinge samenwerking tussen collega’s
Een schaalbare, flexibele en betaalbare IT-infrastructuur, met voorspelbare kosten
Een stevige beveiliging van je digitale assets met voortdurende automatische updates
Een sterke basis voor jouw toekomstplannen

Hogere productiviteit

Digitale tools zorgen op verschillende manieren voor een hogere productiviteit. Dat gaat via een versnelling van interne bedrijfsprocessen tot een verbeterde interactie met klanten en leveranciers. Ook op vlak van hr bestaan er bijvoorbeeld interessante tools, denk aan een Officient.

Kortom: kostenefficiëntie op de werkplek zorgt voor zowel betere producten als voor betere dienstverlening. Alleen is het belangrijk om door de bomen het bos niet uit het oog te verliezen. Het aanbod is soms overweldigend.

Stem jouw tools af op de doelen en noden door een prioriteitenlijst samen te stellen: welke tools kan je inschakelen voor welke taken, waar is er synergie, hoeveel kosten ze, … En vergeet ook jouw medewerkers zelf niet te bevragen! Maak meteen ook het onderscheid tussen ‘must-haves’s en ‘nice-to-haves’. Functionaliteiten die interessant lijken, maar die je nog niet nodig hebt, laat je best even achterwege.

Tip: geef voorrang aan partners die ook oplossingen hebben voor als jouw bedrijf groeit.

Betere onderlinge samenwerking

Digitale tools zorgen voor betere onderlinge samenwerking. Dat komt in de eerste plaats omdat een werkplek dat digitaal is georganiseerd, zorgt voor een efficiënte manier van remote werken en thuiswerk, overal en met elk apparaat (desktop, laptop, smartphone en tablet). Ook hybride samenwerking tussen collega’s op kantoor en collega’s thuis, aan hetzelfde document, is mogelijk. Onderschat daarbij niet het belang van een stabiele internetaansluiting.

Een onderlinge samenwerking die dankzij de juiste tools op elkaar is afgestemd, zorgt voor cruciale voordelen:

Cloudapplicaties voorkomen dat documenten verloren raken
Optie voor werknemers om thuis ‘remote’ te kunnen werken, boost hun tevredenheid en speelt een belangrijke rol om nieuw personeel aan te trekken
Of je nu één winkel hebt, of vijf, dankzij de juiste partner voor jouw IT- en digitale telefonie-infrastructuur verloopt alles veilig en blijft iedereen bereikbaar

Zo brengen we bij Com-One bijvoorbeeld de volledige interne en externe communicatie van bedrijven samen. Via het softwarepakket Unified Communication kan je eenvoudig en veilig communiceren via verschillende toestellen binnen jouw kmo. Denk daarbij aan chatberichten, telefonie, fax, e-mail enzovoort.

Toekomst van digitalisering op de werkvloer

Wat vooral belangrijk is bij de uitbouw van jouw eigen gedigitaliseerde bedrijf? Een overkoepelende visie en een toekomstgerichte aanpak. Wat zijn de langetermijndoelstellingen van jouw organisatie en wat is de visie die erachter schuilgaat? Digitale tools zijn het middel bij uitstek om de achterliggende doelstellingen te bereiken en meerwaarde te creëren, maar vormen nooit een doel op zichzelf.

Tip: Toekomstgerichte organisaties kiezen niet voor een reeks van losse tools, maar zorgen voor een goed functionerend en gestroomlijnd intern netwerk of ecosysteem. Soms la je beter een handige tool schieten als die niet te combineren valt met jouw huidige set.

Concreet voorbeeld: de juiste bandbreedte voor jouw zaak

Veel internetproviders adverteren met hoge bandbreedtes, bijvoorbeeld een internetverbinding aan 1 Gbps*. Alleen is dat helemaal niet nodig of zelfs wenselijk. Een stabiele en snelle internetverbinding wordt niet (volledig) bepaald door de bandbreedte. Een lage latency* is veel belangrijker. De kans is groot dat jouw kantoor of zaak zelfs toekomt met een bandbreedte van 20 Mbps, zolang er geen vertraging op de verbinding zit.

* Gbps staat voor gigabit per seconde
Latency is de vertraging waarmee pakketten van en naar het internet worden gestuurd.

Bij Com-One kan je ook een glasvezelverbinding met een snelheid 1 Gbps krijgen, maar dit stellen we alleen voor aan echt grote kantoren waar honderden medewerkers tegelijk via het internet werken. Anders is dat een overbodige en dure kost. Veel efficiënter en budgetvriendelijker is een verbinding van 150 Mbps* als downloadsnelheid en 50 Mbps als uploadsnelheid.

* Mbps staat voor megabit per seconde

Samengevat

Het is moeilijk om een overzichtelijke lijst van tools aan te bieden, aangezien ieder bedrijf zijn eigen context heeft. Toch vatten we hier de verschillende stappen voor je samen indein er interesse is om te digitaliseren.

Maak een overzicht van (de belangrijkste) taken en processen binnen jouw onderneming. Voor welke hiervan bestaat er een digitale oplossing? Luister ook eens bij vakverenigingen, concurrenten of (interne) collega’s.
Bepaal prioriteiten. Je bouwt beter stap voor stap aan een mooi op elkaar aangesloten ecosysteem, dan dat je start met verschillende losstaande tools.
Vergelijk de opties van iedere tool en/of vraag naar een demo.
Kies voor een structurele telefonie-, internet- en netwerkpartner die je ondersteunt bij het veiling inschakelen van alle digitale tools.
Evalueer en schrap indien nodig. Rome werd ook niet op één dag gebouwd.

Com-One levert alle onderdelen voor de moderne werkplek, met uitzondering van de vak- en cloudsoftware.

Deel deze post: